El registro de la jornada laboral es obligatorio: cómo cumplir la normativa sin riesgos ni complicaciones
Desde hace varios años, el registro de la jornada laboral es una obligación legal para todas las empresas en España. Sin embargo, en la práctica, sigue siendo una de las áreas donde más errores se cometen y donde la Inspección de Trabajo actúa con mayor frecuencia.
Muchas empresas creen que “con apuntar las horas” es suficiente, pero la normativa exige mucho más: conservación de datos, accesibilidad, fiabilidad del sistema y correcta implantación. No cumplir correctamente puede derivar en sanciones económicas importantes.
En este artículo te explicamos qué exige la ley, qué errores son más habituales y cómo implantar un registro de jornada eficaz y adaptado a tu empresa, sin complicaciones.
¿Es obligatorio el registro de jornada laboral?
Sí. El registro horario es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño o sector, según el Real Decreto-ley 8/2019.
La obligación afecta a:
- Empresas grandes y pymes
- Personas trabajadoras a jornada completa
- Personas trabajadoras a jornada parcial
- Trabajo presencial y trabajo a distancia
El objetivo de la norma es garantizar el control real de la jornada, evitar abusos laborales y asegurar el cumplimiento de los descansos legales.
¿Qué debe incluir un registro de jornada válido?
No todos los sistemas cumplen la normativa. Para que el registro sea correcto, debe incluir como mínimo:
- ✔ Hora real de inicio de la jornada
- ✔ Hora real de finalización
- ✔ Conservación de los datos durante al menos 4 años
- ✔ Acceso inmediato para Inspección de Trabajo
- ✔ Sistema fiable, objetivo y no manipulable
Además, debe aplicarse de forma diaria, no semanal ni mensual, y reflejar la jornada real, no la teórica del contrato.
Errores frecuentes en el registro de jornada
Uno de los principales problemas es que muchas empresas creen estar cumpliendo cuando, en realidad, no lo están haciendo correctamente. Estos son algunos errores habituales:
- ❌ Usar hojas en papel sin control
- ❌ Registrar horarios genéricos (“de 9 a 18”)
- ❌ No registrar pausas o descansos
- ❌ No conservar los registros el tiempo exigido
- ❌ No informar a la plantilla del sistema utilizado
- ❌ Sistemas fácilmente modificables
Estos errores son habituales y muy detectables en una inspección, lo que incrementa el riesgo de sanción.
Sanciones por no cumplir el registro horario
El incumplimiento del registro de jornada se considera infracción grave. Las sanciones pueden oscilar entre:
- 751 € y 7.500 €, según la gravedad
- Multas acumulables si hay varios trabajadores afectados
- Requerimientos adicionales de Inspección
Además del impacto económico, una mala gestión del registro horario genera conflictos laborales, reclamaciones de horas extras y pérdida de control interno.
¿Cómo debe implantar una empresa el registro de jornada?
La ley no impone un sistema único, pero sí exige que sea adecuado a la realidad de la empresa. Por eso, no todas las soluciones sirven para todos los casos.
Un sistema correcto debe:
- Adaptarse al tipo de jornada
- Tener en cuenta turnos, pausas y teletrabajo
- Ser sencillo para la plantilla
- Cumplir con la normativa de protección de datos
- Estar correctamente documentado
Aquí es donde muchas empresas fallan: implantan herramientas genéricas sin análisis previo, lo que acaba generando problemas legales.
Registro de jornada y protección de datos
Otro aspecto crítico es la protección de datos. El sistema de registro debe cumplir el RGPD y la LOPDGDD, especialmente si incluye:
- Datos biométricos
- Geolocalización
- Aplicaciones móviles
- Sistemas en la nube
No basta con instalar una herramienta: es necesario analizar el impacto legal, informar correctamente a la plantilla y documentar el sistema.
La ventaja de contar con un servicio profesional de registro de jornada
Externalizar o implantar el registro de jornada con asesoramiento profesional aporta ventajas claras:
✔ Cumplimiento normativo real
✔ Reducción del riesgo de sanciones
✔ Adaptación a la realidad de la empresa
✔ Ahorro de tiempo y recursos
✔ Tranquilidad ante inspecciones
En GADES CONSULTORES, ofrecemos un servicio integral de registro de jornada, adaptado a cada empresa, que incluye:
- Análisis de la situación actual
- Implantación del sistema más adecuado
- Asesoramiento legal y laboral
- Acompañamiento continuo
Todo ello con un enfoque práctico y orientado a evitar problemas futuros.
Registro de jornada en empresas de Alcalá de Guadaíra y Sevilla
Cada vez más inspecciones se están centrando en el control horario, especialmente en pymes. Contar con un sistema bien implantado no solo es una obligación, sino una medida de protección empresarial.
Si tu empresa está en Alcalá de Guadaíra, Sevilla o alrededores, disponer de un servicio cercano, especializado y adaptado a la normativa actual marca la diferencia.
Conclusión
El registro de jornada laboral no es una opción, es una obligación legal. Pero cumplir no significa simplemente “fichar”, sino hacerlo de forma correcta, documentada y segura.
Implantar un sistema adecuado desde el principio evita sanciones, conflictos y pérdida de control. Y hacerlo con apoyo profesional garantiza tranquilidad y cumplimiento real.
👉 Si quieres implantar o revisar el registro de jornada en tu empresa, puedes conocer nuestro servicio aquí:
https://www.gadesconsultores.com/registro-de-jornada/
Preguntas frecuentes sobre el registro de la jornada laboral
¿Es obligatorio el registro de la jornada laboral en todas las empresas?
Sí. El registro de la jornada laboral es obligatorio para todas las empresas, independientemente de su tamaño, sector o número de personas trabajadoras. La normativa establece que debe registrarse diariamente la hora real de inicio y fin de la jornada de cada trabajador, tanto en jornadas completas como parciales, incluyendo el trabajo a distancia.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse el registro de jornada?
Los registros de jornada deben conservarse durante un mínimo de cuatro años. Además, deben estar disponibles en cualquier momento para la Inspección de Trabajo, así como para las personas trabajadoras y sus representantes legales si lo solicitan. No conservar los registros el tiempo exigido también se considera incumplimiento.
¿Qué sistema de registro de jornada es válido según la ley?
La ley no impone un sistema único, pero sí exige que el registro de jornada sea fiable, objetivo, accesible y no manipulable. Puede realizarse mediante sistemas digitales, aplicaciones, tarjetas o herramientas específicas, siempre que se adapten a la realidad de la empresa y cumplan la normativa laboral y de protección de datos.
¿Qué sanciones puede recibir una empresa por no llevar el registro horario?
El incumplimiento del registro de jornada se considera una infracción grave, con sanciones económicas que pueden oscilar entre 751 € y 7.500 €, dependiendo de la gravedad y del número de personas afectadas. Además, pueden imponerse sanciones acumulativas y requerimientos adicionales por parte de la Inspección de Trabajo.
¿El registro de jornada también es obligatorio en el teletrabajo?
Sí. El registro de jornada es obligatorio también para las personas que trabajan en modalidad de teletrabajo o trabajo a distancia. La empresa debe garantizar un sistema que permita registrar la jornada diaria de forma fiable, respetando los tiempos de descanso y la desconexión digital.
¿Es recomendable contar con un servicio profesional de registro de jornada?
Sí. Contar con un servicio profesional permite implantar un sistema de registro de jornada adaptado a la empresa, cumplir correctamente la normativa y reducir riesgos legales. Además, facilita la gestión interna, mejora el control horario y aporta tranquilidad ante posibles inspecciones.